为规范新生档案整理和移交，结合智慧学工系统应用，2026级本科新生档案整理分"纸质整理"和"系统录入"两个环节。管理2026级的辅导员须逐一阅档，组织学生填写《昆明理工大学新生入学登记表》，辅导员签字后装入学生高中档案；每个档案袋封面须粘贴"学生档案卷内目录"并逐项打"√"标注，"阅档人"栏由专职辅导员本人亲笔签名（不得盖章代替），一律用黑色碳素笔填写。拆封档案袋一律从封口正顶端剪开，拆底部或两侧的不予接收、退回重装。材料须按"卷内目录"和"新生档案移交表"顺序排列，《新生入学登记表》置于首页。

各学院还须将每名学生档案目录信息按专业班级、学号顺序录入智慧学工"学生档案"模块（师生信息服务平台→智慧学工→学工应用→学生档案），确保系统数据与袋内纸质材料一致，核对无误后下载打印移交表并加盖学院党委章。卷内材料分常规目录（12项，如入学登记表、高考报名表、体检表、志愿表等）和非常规目录（8项及其他材料）归类，名称不符的一律按全称录入非常规目录，复印件不记录。缺档学生须造册通知本人联系生源地找回，后期补交档案同样按上述要求整理移交。预计2026年11月中旬至12月中旬移交，地点为呈贡校区学生事务中心8楼803学生处学生档案室（联系人：曹文玲、王静，电话0871-65916655），不符合要求的档案将退回学院重新整理。